理事になられる皆さまへ

 PTAの理事って『何をするんだろう?』『どのくらいの頻度で集まるの?』『理事をやってみてどうだった?』などたくさんの疑問があると思います。各役職の仕事内容と感想、1年の流れを掲載しています。

<各役職の主な職務内容>

 理事園は、南北ブロック合わせた49ヵ園の中から6園ずつ担当します。保護者12名1園から2名選出が1年間「常任理事役員」となり、以下のいずれかの役職を担います。

会長(保護者1名)

主な役職内容

大会の挨拶、県の副会長を兼任、次回理事会の日程や議案決め、色々な大会に出席、理事会での議事進行補佐、決裁 など

会長と聞くと構えてしまいますが、PTAだけでなく外部の会議に出席したり訪問したり、普段の生活では決して交わることのない方々との出会いなどがあり、とても貴重な体験でした。会長を引き受けて良かったです。


副会長(保護者2名、園長1名)

主な役職内容

理事会の司会と議事録作成、机上用名札作成、先生方への飲み物準備、大会の司会進行、講師への記念品や飲み物の購入 など

 一日中、育児家事三昧よりもう一歩とびだしてPTAと携わることで良い刺激となり毎日の生活が充実していたように感じます。

 理事会や大会の司会進行、議事録作成が主な仕事です。事前に議題内容を会長や各委員と相談し、内容を文書化してLINEで共有することで、当日スムーズに話し合えたように思います。

会計(保護者1名)

主な役職内容

通帳の管理、各園から集められる会費の入金額の確認と県会費の送金、交通費準備、帳簿作成、理事会の会場予約と事前支払い、託児業者の保育料と交通費準備、業務で使用する雑品代・お茶代・講師への謝礼準備、会場使用料の支払い振込、総会時会計報告 など

 会計は担当が一人なので、自分のペースで仕事ができます。 わたしは仕事をしており、他の人と都合を合わせるのが難しいため、一人で動ける会計を選びました(広報委員や研修委員など、複数名集まって話し合いをする役割もあります)。 業務はルーティンワークなので、イレギュラーはほぼありません。 会計に詳しくなくても大丈夫です!家計簿をつけるような感覚でやれます! 銀行での入出金、振込が多いので、銀行からアクセスが近い方が担当すると、対応も早く、負担が少ないと思います。 資料作成は基本的にPCを使用します(主にExel)。 年度末の監査や決算前だけ、資料作成や領収書まとめで忙しいですが、毎回少しずつしておけば、そんなに負担ではありません。


愛情基金会計(保護者1名)

主な役職内容

病気入院の子どものための基金愛情基金の収支管理、大会懸垂幕注文、主に申請書が届いてから振込後に帳簿をつける(会計とは別通帳)、総会時愛情基金報告 など

 振込などでATMに行く機会が多いので、行きやすい方が担当されると良いと思います。年度末の決算書作成はパソコン作業ですが、その他の帳簿は手書きでも出来るので、パソコンが得意じゃなくても大丈夫です!


監査(保護者1名、園長1名)

主な役職内容

会計と愛情基金の監査を年度末に行う(大会後や期間を区切って監査をしておくと年度末がスムーズ)、会計・愛情基金のサポートをする、総会時監査報告、託児業者と連絡をとる など

 監査については、途中で中間監査をしておくと年度末がスムーズになります。託児は業者さんと資料のやり取りをする際、簡単な入力作業ですがパソコンを使用するので、使える方が担当されると良いかと思います!


教育研修委員会(保護者3名、園長2名)

主な役職内容

大会の段取り、講師のリサーチ、講師と連絡をとる、大会会場の予約、大会の案内やチラシを作成する、大会時謝辞と記念品贈呈 など

 大変な役職のイメージでしたが、資料作成は過去のデータを参考にできます。 講師や会場との打ち合わせ等3人で分担できました。 他園の方と関わる良い機会でしたし、大会後達成感を皆で味わえ、嬉しかったです。

 初めての事ばかりで戸惑いもありましたが、わからない事はその都度、皆で話し合うようにし、計画的に進めていけば、ゆっくりのペースでできます。子育て中のママさん達と協力し合って進めていくので、楽しい雰囲気で良い経験でした。

 大変だと聞いていた研修ですが、業務分担や、効率化を図ることで負担を減らせ、大変さは感じませんでした。楽しく仕事が出来る雰囲気、複雑でなく分かりやすく、を他園の保護者から教えてもらいました。理事を通してありがたい出会いをいただきました。

広報委員会(保護者3名、園長1名)

主な役職内容

7月上旬発行の広報紙作成、写真撮影、 ホームページ管理、総会・研修大会の報告原稿作成、大会のパンフレット作成 など

 始めは何も分からず不安もありましたが、同じ広報になった皆さんがとても良い方々で、打ち合わせなども雑談を交えながら楽しく和気あいあいと行えました。とても良い経験になったと思います。

 理事として広報として活動する中でたくさんの方と出会う機会に恵まれ、広報のお仕事は訳も分からずご迷惑おかけしてばかりでしたが、充実した日々でした。 また、総会などに普段とは逆の立場で関われたことも、とても新鮮でした。

 園よりPTAの理事をお願いされた時には正直『え〜?!』っと思いました。 しかし、仕事で似たような業務に携わった事のある広報委員であれば自分の出来る事で協力・参加出来るのではないかと思い引き受けました。 広報委員と業務委託先の方とライングループでやり取りしたり、打合せが必要な時は、参加出来る委員だけで打合せを行ったりと、協力しながら広報紙や資料作成をしました。 他園の保護者と知り合う事で、人の輪が広がり、理事を引き受けて良かったと思っています。

<1年間の主なスケジュール>

 5月に開催する総会には新役員も全員必ず出席をお願いいたします。園行事などが入っていましたら、園長先生方は園行事の予定変更をお願い申し上げます。

令和3年度予定

5月11日(火)
<新旧顔合わせ>
9:30~12:00(市民会館)新役員12 名の役職を決定後、新旧役員間で引継ぎをする。
5月18日(火)
<総会リハーサル>
10:00~12:00(ブリックホール会議室)9:45エントランスで集合、総会当日の流れを確認した後に引継ぎを行う
※ 研修委員は総会リハーサル後にブリックホールのスタッフと事前打ち合わせ。
5月25日(火)
<総会>
8:25~13:00(ブリックホール国際会議場)8:25守衛室前に集合、総会の運営を行う。総会にて旧理事は退任、新体制での1年間がスタートする。

※ 以降は夏休みを除き月に1回ペースで常任理事会を開催(研修大会前後などは必要に応じて月2回になる場合もあります)

6月
新役員中心の初めての理事会。総会反省を活かして教育研修大会に向け準備を進める。
7月上旬
広報紙発行
10月
<私学振興大会>
長崎市の理事役員は保護者受付や会場案内を行う→講演会を聴き、後片付けをする。
11月頃
<教育研修大会>
(R2年度は九州大会のはずだったが、コロナ感染拡大防止のため大会系はすべて中止。代わりに広報紙の増刊号を発行した)
12月
総会に向けて準備を進めていく
1月頃~
次年度にアドバイザーとして残る役員を決めはじめる
2月
<新理事園見学会>
(理事会の雰囲気を見てもらう。質疑応答など行う)
4月
総会パンフレットはほぼ完成させておく(新役員の名簿以外)各セクションで引継ぎ資料の準備をはじめる
5月上旬
新旧顔合わせ
5月中旬
総会リハーサル
5月下旬
<総会>