理事になられる皆さまへ

 PTAの理事って『何をするんだろう?』『どのくらいの頻度で集まるの?』『理事をやってみてどうだった?』などたくさんの疑問があると思います。各役職の仕事内容と感想、1年の流れを掲載しています。

<各役職の主な職務内容>

 理事園は、南北ブロック合わせた49ヵ園の中から6園ずつ担当します。保護者12名1園から2名選出が1年間「常任理事役員」となり、以下のいずれかの役職を担います。

会長(保護者1名)

主な役職内容

大会の挨拶、県の副会長を兼任、次回理事会の日程や議案決め、色々な大会に出席、理事会での議事進行補佐、決裁 など

 会長と聞くと構えてしまいますが、PTAだけでなく外部の会議に出席したり訪問したり、普段の生活では決して交わることのない方々との出会いなどがあり、とても貴重な体験でした。会長を引き受けて良かったです。


副会長(保護者2名、園長1名)

主な役職内容

理事会の司会・書記、議題・議事録作成、机上用名札作成、総会の司会進行・司会台本の作成、講師への記念品購入 など

 一日中、育児家事三昧よりもう一歩とびだしてPTAと携わることで良い刺激となり毎日の生活が充実していたように感じます。

 理事会や大会の司会進行、議事録作成が主な仕事です。事前に議題内容を会長や各委員と相談し、内容を文書化してLINEで共有することで、当日スムーズに話し合えたように思います。

会計(保護者1名)

主な役職内容

理事会の会場予約と事前支払い、総会時会計報告、広報の補佐 など

 会計は今年度から会計業務のほとんどが事務局へ委託されたため、 会計担当者が銀行やATMに行くことはほぼないと思います。総会の際の会計報告と毎月の理事会の会場予約・事前支払が主な仕事です。会計業務が委託されたことで、負担なく活動することができる担当だと思います。


愛情基金会計(保護者1名)

主な役職内容

総会時愛情基金報告、総会の懸垂幕・横断幕注文、理事役員の名刺作成、研修の補佐 など

 愛情基金の収支管理等の業務は今年度より事務局へ委託されたため、主な業務は総会での愛情基金会計報告や総会の懸垂幕・横断幕の発注になります。業務が委託されたことで負担が少なくなり、担当しやすいのではないかと思います。


監査(保護者1名、園長1名)

主な役職内容

会計と愛情基金の監査を年度末に行うが大会後や期間を区切って監査しておくと年度末がスムーズになる(今年度は年度末に実施予定)、会計・愛情基金のサポートをする、総会時監査報告、託児業者と連絡をとる など

 監査については、途中で中間監査をしておくと年度末がスムーズになります。託児は業者さんと資料のやり取りをする際、簡単な入力作業ですがパソコンを使用するので、使える方が担当されると良いかと思います!


教育研修委員会(保護者3名、園長2名)

主な役職内容

子育てアンケートの作成と集計、総会の段取り、講師のリサーチ・リスト作成、講師と連絡をとる、講師控室準備、総会時の謝辞と記念品贈呈、会場の予約 など

 大変な役職のイメージでしたが、資料作成は過去のデータを参考にできます。 講師や会場との打ち合わせ等3人で分担できました。 他園の方と関わる良い機会でしたし、大会後達成感を皆で味わえ、嬉しかったです。

 初めての事ばかりで戸惑いもありましたが、わからない事はその都度、皆で話し合うようにし、計画的に進めていけば、ゆっくりのペースでできます。子育て中のママさん達と協力し合って進めていくので、楽しい雰囲気で良い経験でした。

 大変だと聞いていた研修ですが、業務分担や、効率化を図ることで負担を減らせ、大変さは感じませんでした。楽しく仕事が出来る雰囲気、複雑でなく分かりやすく、を他園の保護者から教えてもらいました。理事を通してありがたい出会いをいただきました。

広報委員会(保護者3名、園長1名)

主な役職内容

7月上旬発行の広報紙作成、写真撮影、ホームページ管理、総会の報告原稿作成、総会の案内作成、総会のパンフレット作成 など

 始めは何も分からず不安もありましたが、同じ広報になった皆さんがとても良い方々で、打ち合わせなども雑談を交えながら楽しく和気あいあいと行えました。とても良い経験になったと思います。

 理事として広報として活動する中でたくさんの方と出会う機会に恵まれ、広報のお仕事は訳も分からずご迷惑おかけしてばかりでしたが、充実した日々でした。 また、総会などに普段とは逆の立場で関われたことも、とても新鮮でした。

 園よりPTAの理事をお願いされた時には正直『え〜?!』っと思いました。 しかし、仕事で似たような業務に携わった事のある広報委員であれば自分の出来る事で協力・参加出来るのではないかと思い引き受けました。 広報委員と業務委託先の方とライングループでやり取りしたり、打合せが必要な時は、参加出来る委員だけで打合せを行ったりと、協力しながら広報紙や資料作成をしました。 他園の保護者と知り合う事で、人の輪が広がり、理事を引き受けて良かったと思っています。

<1年間の主なスケジュール>

 5月に開催する総会には新役員も全員必ず出席をお願いいたします。園行事などが入っていましたら、園長先生方は園行事の予定変更をお願い申し上げます。

令和6年度スケジュール

4月17日(水)
<新旧顔合わせ>
9:30~12:00(市民会館)新役員12名の役職を決定後、新旧役員間で引き継ぎをする。
5月16日(木)
<総会リハーサル>
9:00~12:00(ブリックホール会議室)総会当日の流れを確認した後に引き継ぎを行う。
※研修委員は総会リハーサル後にブリックホールのスタッフと事前打ち合せ。
5月29日(水)
<総会>
8:45~13:15(ブリックホール国際会議場)8:50クローク前で集合、打ち合せ、準備開始。総会にて旧理事は退任、新体制での1年間がスタートする

※ 以降は夏休みを除き月1回のペースで常任理事会を開催(必要に応じて月2回になる場合もあります。)

6月
新役員だけでの初めての理事会
7月上旬
広報紙発行
9月中旬
<子育てアンケートの実施>
令和6年度より教育研修大会をなくし、市へのアンケートを実施
10月上旬
長崎市長への表敬訪問
10月25日(金)
<長崎県私学振興大会>
長崎市の理事役員は保護者受付や会場案内を行う→ 講演会を聴き、後片付けをする
11月
総会に向けて準備を進めていく
1月頃〜
次年度にアドバイザーとして残る役員を決める。(昨年度、今年度はアドバイザー不在。必要と判断した場合のみ、各役職で対応。)
2月
<新理事園見学会>
(理事会の雰囲気を見てもらう。質疑応答などを行う)
4月
総会パンフレットはほぼ完成させておく(新役員の名簿以外
各セクションで引き継ぎ資料の準備をはじめる。
4月下旬
新旧顔合わせ
5月中旬
総会リハーサル
5月下旬
<総会>